L'ora dei prelievi concentra gli accessi, ma la coda la costruiscono i passaggi manuali: ricette ricopiate, esenzioni chieste a voce, ticket calcolato su un'altra maschera. Una guida pratica per ridurre i minuti per paziente, con o senza software.
Alle 7:30 la sala d'attesa è già piena: pazienti a digiuno, promemoria stampati in mano, un'unica fila che avanza a scatti. Allo sportello l'operatore legge la ricetta, ricopia le prestazioni nel gestionale, chiede a voce se c'è un'esenzione, apre un'altra maschera per calcolare il ticket, incassa, stampa la ricevuta e fa firmare i consensi. Quattro, cinque minuti a paziente. Moltiplicati per la fila, diventano l'ora più critica della giornata: proprio quella dei prelievi.
I prelievi a digiuno concentrano gli accessi in una finestra stretta, tra l'apertura e metà mattina. Ma la coda non nasce dal numero di pazienti: nasce da quanti passaggi manuali servono per ogni accettazione.
La ricetta dematerializzata (NRE) contiene già prestazioni, classe di priorità ed esenzione: ogni dato ricopiato a mano è tempo perso allo sportello e un errore possibile nei flussi a valle.
Cronometrate dieci accettazioni reali e scomponete il tempo per fase: lettura ricetta, anagrafica, esenzione, ticket, incasso, consensi. Quasi sempre due voci pesano più di tutte: la ridigitazione della ricetta e il passaggio tra maschere diverse. È lì che conviene intervenire, non aggiungendo sportelli.
| Collo di bottiglia | Contromisura |
|---|---|
| Ricetta ricopiata a mano | Presa in carico del NRE dalla scansione del promemoria: prestazioni, priorità ed esenzione importate dal Sistema TS |
| Esenzione dichiarata a voce | Verifica dell'esenzione per reddito o patologia direttamente sul Sistema TS, nella stessa maschera di accettazione |
| Tutto concentrato allo sportello | Prenotazione dello slot con NRE già letto, dal portale o al telefono, per spostare a monte una parte del lavoro |
| Identificazione lenta | Check-in con tessera sanitaria ed eliminacode: il paziente arriva allo sportello già identificato e associato alla ricetta |
| Un'unica fila per tutti | Percorsi separati per prenotati, accesso diretto ed esenti totali che non devono passare dalla cassa |
L'accettazione fatta bene non accelera solo la mattina. La presa in carico e la comunicazione dell'erogato al Sistema TS chiudono il ciclo della ricetta previsto dall'art. 50 della L. 326/2003; l'esenzione verificata alla fonte riduce le contestazioni alla liquidazione; il ticket calcolato dal nomenclatore evita le differenze che l'ufficio flussi scoprirebbe mesi dopo.
E se il Sistema TS non risponde, l'accettazione non deve fermarsi: si lavora in modalità degradata e si accoda il riallineamento di prese in carico ed erogato al ripristino del servizio, con una coda dedicata che nessuno deve ricordare a memoria.
Una piattaforma come SanIA porta questi passaggi in un'unica maschera: scansione del promemoria NRE con presa in carico automatica, esenzione verificata sul Sistema TS, ticket dal nomenclatore regionale, totem di check-in con eliminacode e un agente WhatsApp che legge il NRE e propone sede e orario del prelievo prima ancora che il paziente arrivi.
Perché il collo di bottiglia è il processo, non solo il personale: se ogni accettazione richiede la ridigitazione della ricetta e maschere separate per esenzione e ticket, uno sportello in più aggiunge costo fisso ma i minuti per paziente restano gli stessi. Prima si riduce il tempo unitario, poi si dimensionano gli sportelli.
Sì: la ricetta dematerializzata va presa in carico sul Sistema TS e a fine erogazione va comunicato l'erogato, secondo l'art. 50 della L. 326/2003. Farlo contestualmente all'accettazione evita code di riallineamento e ricette rimaste aperte.
Accettare comunque il paziente in modalità degradata, conservando i dati della ricetta, e riallineare presa in carico ed erogato appena il servizio torna disponibile, tramite una coda di riallineamento tracciata.
Porta una ricetta NRE reale e guarda l'accettazione in demo
