Sistema TS e invio delle spese sanitarie: guida per le strutture

Molte strutture confondono due adempimenti distinti che passano dallo stesso portale. Il primo è il ciclo della ricetta dematerializzata: presa in carico dell'NRE, verifica dell'esenzione e comunicazione dell'erogato ai sensi dell'art. 50 della L. 326/2003 e del DM 2/11/2011. Il secondo è la trasmissione delle spese sanitarie sostenute dai cittadini, che alimenta il 730 precompilato ai sensi del D.Lgs. 175/2014 e del DM MEF 19/10/2020. Sono flussi diversi, con logiche diverse: il primo riguarda le prestazioni a carico del SSN, il secondo le somme effettivamente pagate dal cittadino.

I due binari del Sistema TS

Chi deve trasmettere le spese sanitarie

L'obbligo riguarda le strutture sanitarie che incassano spese dai cittadini, qualunque sia il setting. Nella pratica quotidiana delle strutture accreditate e private:

• Poliambulatori e laboratori di analisi: l'erogato di cassa alimenta la comunicazione art. 50 e la trasmissione delle spese per il 730, dai ticket alle prestazioni in solvenza.
• Case di cura: le prestazioni in solvenza vanno in fattura B2C con bollo e le relative spese sanitarie al Sistema TS, gestendo l'eventuale opposizione.
• Centri di riabilitazione e ambulatori FKT: le spese dei privati e dei pacchetti pagati dal paziente partono verso il Sistema TS per il precompilato, rispettando l'eventuale opposizione dell'assistito.
• RSA e strutture residenziali: la quota sanitaria a carico dell'ospite fatturata B2C viene trasmessa al Sistema TS, anche qui gestendo l'opposizione.

Anche senza ricetta SSN: la solvenza conta

Una prestazione su ricetta bianca o su proposta interna, senza NRE, non passa dalla presa in carico del Sistema TS: si prenota e si fattura in solvenza. Ma lo stesso erogato genera comunque la spesa sanitaria da trasmettere per il 730. È l'errore più comune: escludere dall'invio tutto ciò che non ha una ricetta dematerializzata.

Le scadenze per il 730 precompilato

Le scadenze di trasmissione sono fissate dai decreti del Ministero dell'Economia e delle Finanze e vengono aggiornate periodicamente: i dati devono arrivare al Sistema TS in tempo utile perché l'Agenzia delle Entrate li riversi nella dichiarazione precompilata della campagna successiva. Non affidatevi a date memorizzate negli anni passati: la periodicità degli invii è cambiata nel tempo, quindi il calendario vigente va verificato sul portale del Sistema TS. La regola operativa che non cambia è un'altra: trasmettere con regolarità man mano che si incassa, invece di accumulare l'intero anno a ridosso della scadenza, così gli scarti emergono quando c'è ancora tempo per correggerli.

L'opposizione del cittadino

Il cittadino ha il diritto di opporsi all'utilizzo delle proprie spese sanitarie per la dichiarazione precompilata. Per la struttura significa due cose: raccogliere e registrare l'opposizione al momento dell'incasso o della fatturazione, e rispettarla in fase di trasmissione, escludendo dall'invio al Sistema TS i dati per cui è stata espressa. L'opposizione non esonera dagli altri obblighi: la fattura o il corrispettivo si emettono comunque, e il documento resta valido per la detrazione che il cittadino vorrà far valere per proprio conto. Le modalità operative con cui l'interessato può esercitare l'opposizione sono definite dai provvedimenti attuativi del Sistema TS e dell'Agenzia delle Entrate: la cassa deve avere una procedura scritta e un campo dedicato in cui tracciarla, perché ricostruirla a posteriori è quasi impossibile.

Gli errori tipici (e come evitarli)

• Esenzione dichiarata ma non confermata dal Sistema TS, o scaduta tra prenotazione e accettazione: va ricalcolato il ticket allo sportello, raccolta l'autocertificazione e gestito l'eventuale contenzioso successivo. Trasmettere una quota sbagliata significa un dato sbagliato anche nel precompilato.
• Sistema TS irraggiungibile, o ricetta NRE già presa in carico o annullata: serve una modalità degradata di accettazione con una coda di riallineamento, per riportare al Sistema TS prese in carico ed erogato al ripristino del servizio. Gli invii "persi" durante un disservizio sono una causa classica di buchi nel trasmesso.
• Pazienti senza codice fiscale (STP/ENI, neonati non ancora iscritti): richiedono identificativi alternativi e un regime di fatturazione dedicato; non possono essere trasmessi come se avessero un CF ordinario.
• Documenti di incasso non corretti: le prestazioni sanitarie si documentano con corrispettivo telematico o fattura B2C esente IVA art. 10 con bollo ove dovuto. Un documento emesso male produce una spesa non trasmissibile o incoerente.
• Opposizione non registrata al momento dell'incasso: se non è tracciata, o si viola la volontà del cittadino trasmettendo, o si escludono dati per eccesso di prudenza.
• Esiti e scarti mai presidiati: il Sistema TS restituisce esiti per ogni invio; vanno controllati in un cruscotto e rilavorati, non lasciati in una casella che nessuno apre.

Il flusso operativo corretto, in sintesi

• Accettazione: presa in carico dell'NRE (quando c'è) e verifica dell'esenzione sul Sistema TS, con aggiornamento della posizione dell'assistito.
• Cassa: incasso con corrispettivo o fattura B2C corretti, raccolta dell'eventuale opposizione del cittadino.
• Chiusura giornaliera: quadratura degli incassi contro l'erogato, così i dati trasmessi coincidono con i documenti emessi.
• Trasmissione: comunicazione dell'erogato art. 50 per chiudere il ciclo delle ricette e invio delle spese sanitarie per il precompilato, escludendo le opposizioni.
• Presidio: verifica degli esiti, correzione degli scarti e reinvio, con un unico dato di partenza per ricetta, cassa e flussi — ogni ridigitazione è un'occasione di disallineamento.