Un esame, quattro pagatori: come si governa la cassa multi-pagatore

I sintomi si somigliano in tutti i centri: la chiusura di cassa che non torna, il fondo che non liquida perché l'autorizzazione preventiva non c'era o non si trova, le prestazioni SSN erogate oltre il tetto scoperte a fine mese, quando ormai sono state fatte. Non è un problema di attenzione degli operatori: è che il pagatore viene associato all'esame troppo tardi, o mai.

I quattro pagatori tipici e le loro regole

Dove nascono gli errori

• Il pagatore viene deciso allo sportello, a voce, senza una regola: la stessa prestazione finisce in canali diversi a seconda di chi accetta.
• L'autorizzazione del fondo viene verificata dopo l'esame: se manca, il fondo non liquida e lo scoperto ricade sulla struttura o sull'assistito.
• Il tetto ASL non è monitorato in corso di mese: quando l'ufficio se ne accorge, le prestazioni oltre budget sono già state erogate.
• Le liquidazioni dei fondi arrivano aggregate e vengono riconciliate su fogli di calcolo: le partite aperte invecchiano fino a diventare inesigibili.

Come impostare il processo, anche prima del software

• Associate il pagatore all'esame al momento dell'accettazione, come attributo della prestazione, non della fattura: tutto ciò che segue (cassa, fatturazione, flussi) eredita quel dato.
• Per i fondi, fate dell'autorizzazione preventiva un prerequisito bloccante: senza numero di autorizzazione registrato, l'esame non parte in convenzione ma da solvente.
• Monitorate il tetto ASL in corso di mese e scrivete la policy per quando si esaurisce: blocco delle prenotazioni SSN, conversione a solvente proposta al paziente, o rendicontazione extra-tetto secondo le regole regionali. L'importante è che la decisione sia presa prima, non in cassa.
• Chiudete la cassa ogni giorno riconciliando incassi POS, pagoPA e contanti con l'erogato: gli scostamenti scoperti il giorno dopo si spiegano, quelli scoperti a fine mese no.
• Riconciliate le liquidazioni dei fondi partita per partita, con la gestione esplicita degli scoperti verso l'assistito.

Il caso critico: tetto esaurito a metà mese

È il momento in cui il processo si vede: senza monitoraggio, la struttura eroga in SSN prestazioni che l'ASL non pagherà; con il monitoraggio e una policy scritta, l'accettazione sa in tempo reale cosa proporre al paziente e la direzione decide con i numeri davanti, non a consuntivo.