Chi eroga in accreditamento incassa dall'ASL, e all'ASL non si manda un PDF: si trasmette una FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio, con split payment, CIG e — dove previsto — il riferimento all'ordine NSO. Questa guida percorre l'emissione passo per passo e le cause più frequenti di scarto e rifiuto.
Vale per ospedali e case di cura che rendicontano DRG e prestazioni, ma anche per RSA (quota sanitaria e quote dei Comuni), centri di riabilitazione e ambulatori accreditati: ogni fattura verso un ente pubblico segue le stesse regole. E la forma non basta: una fattura formalmente perfetta ma non quadrata con i flussi del mese e con il tetto contrattuale torna comunque indietro.
L'accordo contrattuale con l'ASL definisce tetti per regime e disciplina: la fattura mensile rendiconta l'erogato entro quei tetti. Prima dell'emissione servono due quadrature. La prima è contrattuale: CIG corretto e, dove l'ASL lavora con ordini elettronici, l'ordine NSO da citare. La seconda è di produzione: l'importo deve riconciliarsi record per record con i flussi del periodo — SDO per i ricoveri, ASA/C per l'ambulatoriale, File F per i farmaci a rendicontazione diretta. Ogni record inviato alla Regione deve trovare la sua riga in fattura, e viceversa.
Conviene distinguere due famiglie di esiti negativi: lo scarto del Sistema di Interscambio, che riguarda errori formali del file, e il rifiuto dell'ente, che riguarda il merito — la fattura è arrivata ma l'ASL non la riconosce. Queste le cause ricorrenti:
| Errore ricorrente | Effetto tipico | Come prevenirlo |
|---|---|---|
| CIG assente o non riferito all'accordo | Rifiuto da parte dell'ente | Riportare su ogni fattura il CIG dell'accordo contrattuale in essere |
| Riferimento all'ordine NSO mancante | Rifiuto o pagamento sospeso | Agganciare l'ordine elettronico quando l'ASL lo emette |
| Natura IVA non indicata sulle righe esenti | Scarto formale | Esporre l'esenzione art. 10 con natura N4 |
| Split payment non gestito | Rettifiche e ritardi di pagamento | Indicare la scissione dei pagamenti sulle righe imponibili |
| Importi non allineati a flussi e tetto | Contestazione e note di credito | Riconciliare record per record con SDO/ASA/File F prima di emettere |
| Ufficio destinatario errato | Mancata consegna | Verificare con l'ASL l'ufficio di fatturazione competente |
La fattura consegnata non chiude il ciclo. I controlli dell'ASL sull'appropriatezza producono abbattimenti e note di credito, che vanno tracciate sull'episodio di origine per non perdere la quadratura. Il caso classico è lo scarto di un record — per esempio una SDO — arrivato dalla Regione dopo l'emissione della fattura mensile: correzione in cartella, reinvio del record, nota di credito riconciliata. E quando il tetto si satura in corso d'anno, l'erogato oltre budget va marcato come tale già in accettazione, perché su quelle prestazioni gli abbattimenti sono attesi.
Un ricovero raramente ha un solo pagatore, e ogni pagatore ha il suo documento. La quota SSN va all'ASL con FatturaPA. Il paziente solvente — o il comfort alberghiero scelto da un paziente SSN — riceve una fattura B2C con bollo e IVA esente art. 10, con l'invio delle spese sanitarie al Sistema TS per la dichiarazione dei redditi, gestendo l'eventuale opposizione dell'interessato. Il fondo o l'assicurazione riceve fattura con il riferimento della pratica autorizzata, con liquidazioni da riconciliare note di credito comprese; per l'INAIL vale lo stesso principio del riferimento pratica. I documenti sono diversi, ma devono restare coerenti tra loro e con l'episodio di cura.
NSO non riguarda solo le fatture attive: la struttura è anche compratore, e i propri ordini elettronici verso i fornitori vanno agganciati alle fatture passive. Sono due flussi distinti che conviene non confondere, ma che rispondono alla stessa logica di tracciabilità ordine-fattura.
L'episodio ha più pagatori: la quota sanitaria va all'ASL entro il tetto con FatturaPA e split payment, il comfort alberghiero al paziente con fattura B2C e bollo, con le spese sanitarie inviate al Sistema TS dove dovuto. Le due fatture devono restare coerenti con la stessa SDO.
Sulle fatture esenti art. 10 il bollo è in genere dovuto e sulla FatturaPA si assolve in modo virtuale, indicandolo nel tracciato. Vale sia per le fatture verso l'ASL sia per le B2C ai pazienti solventi.
Dal merito, non dalla forma: verificate che il CIG sia quello dell'accordo, che l'eventuale ordine NSO sia citato e che gli importi quadrino con la rendicontazione del periodo e con il tetto. Corretta la causa, si emette il nuovo documento; se il problema nasce da un record scartato nei flussi, prima si corregge e reinvia il record.
Sì: le spese sanitarie dei privati vanno trasmesse al Sistema TS per la dichiarazione dei redditi (art. 50 L. 326/2003 e disciplina attuativa), gestendo l'opposizione dell'interessato quando esercitata. Fanno eccezione i casi senza codice fiscale agganciabile, come alcuni assistiti STP/ENI.
Al fondo, citando il riferimento della pratica autorizzata in fase di pre-ricovero (numero pratica, massimale, quota a carico); la quota dell'assistito si incassa a parte. Le liquidazioni del fondo vanno poi riconciliate con le fatture, note di credito comprese.
Vedi come SanIA genera FatturaPA, B2C e fattura al fondo dallo stesso episodio, riconciliate con i flussi: richiedi una demo
