Ogni ricovero si chiude con la Scheda di Dimissione Ospedaliera: atto sanitario e, insieme, titolo di rendicontazione verso l'ASL. Un record scartato è un ricovero che non viene remunerato finché non lo correggete e reinviate. Qui trovate il quadro normativo, i campi da presidiare, come lavora il grouper DRG e le cause di scarto più frequenti.
La SDO è il punto in cui il lavoro clinico diventa dato amministrativo: diagnosi e procedure codificate producono il DRG, il DRG produce la valorizzazione economica e la valorizzazione entra nella fattura mensile all'ASL. Per questo un errore di compilazione non è mai solo un problema "di flusso": si trascina su rendicontazione, controlli e incassi.
Il tracciato oggi in vigore è definito dal DM 261/2016, che ha aggiornato l'impianto del flusso nato con il DM 380/2000 e prevede l'esportazione dei record in formato XML. La scheda va prodotta per ogni dimissione, in regime ordinario come in day hospital e day surgery. L'aggiornamento normativo più recente del flusso è il DM 23/10/2025 (GU 10/12/2025), nel percorso di transizione verso le nuove classificazioni ICD-10-IM e CIPI previste dal 2027. Le scadenze di invio e i portali di accoglienza sono definiti a livello regionale: il calendario concreto va verificato con la propria Regione.
Il frontespizio nasce in accettazione, con l'apertura del nosologico: regime (ordinario, DH, DS), onere della degenza, provenienza e dati anagrafici sono i dati di accettazione richiesti dal DM 261/2016. Alla dimissione l'ufficio SDO — il codificatore — completa la scheda a partire dalla cartella clinica e dal registro operatorio firmato, da cui derivano le procedure. La direzione sanitaria valida e chiude. La prassi corretta è una compilazione guidata con controlli di completezza e coerenza prima della chiusura: correggere un record aperto costa pochi minuti, correggerne uno scartato dalla Regione costa un giro completo di reinvio.
| Area del tracciato | Cosa verificare prima della chiusura |
|---|---|
| Identificazione dell'assistito | Codice fiscale e dati anagrafici allineati all'anagrafe; casi particolari (STP/ENI, neonato senza CF) gestiti con i codici previsti dalle regole regionali |
| Frontespizio di accettazione | Nosologico, regime (ordinario/DH/DS), onere, provenienza e data di ricovero coerenti con l'episodio |
| Diagnosi principale | Codificata in ICD-9-CM e coerente con il percorso documentato in cartella |
| Diagnosi secondarie | Comorbidità e complicanze rilevanti effettivamente documentate: incidono sul DRG |
| Interventi e procedure | Derivati dal registro operatorio firmato, con date comprese nel periodo di degenza |
| Esito e modalità di dimissione | Destinazione, trasferimenti tra unità operative e decesso codificati correttamente |
Il DRG non lo calcola il gestionale di reparto: lo restituisce un grouper esterno, che a partire da diagnosi e procedure assegna DRG, MDC e peso. Il riferimento di mercato è Solventum Core Grouping Software (ex 3M), integrato nel gestionale, con controlli di qualità sulla codifica da risolvere prima della chiusura del record. Sul DRG si applica poi la valorizzazione: tariffe regionali, soglie di durata, outlier e abbattimenti contrattuali.
È qui che la qualità della codifica diventa denaro: una diagnosi secondaria dimenticata o una procedura non registrata producono un DRG diverso, una valorizzazione diversa e, nei controlli ASL, una contestazione.
Per gli episodi di riabilitazione nei reparti con codice disciplina 28, 56 e 75 il DM 165/2023 ha introdotto la SDO-R (tracciato C), che affianca al tracciato ordinario le scale funzionali e gli esiti. Un record di riabilitazione privo delle valutazioni funzionali richieste non è conforme: le scale vanno somministrate e registrate durante il ricovero, non ricostruite a posteriori in fase di invio.
Le piattaforme regionali distinguono tra errori bloccanti e anomalie. In Campania, per esempio, SINFONIA elabora i file caricati con un'elaborazione batch di controlli logico-formali e restituisce un report errori con severità "Err" (bloccante: record scartato) o "War" (anomalia), con codice e descrizione per ogni riga: i record scartati tornano alla struttura per rettifica e reinvio.
Il ciclo operativo corretto è: invio del flusso, lettura di ricevute e report scarti, correzione dell'errore in cartella — non solo nel file esportato, altrimenti l'errore si ripresenta al prossimo invio — e reinvio del record. Ogni record va riconciliato con la fattura mensile all'ASL, emessa per DRG e prestazioni entro i tetti dell'accordo contrattuale.
Il caso più delicato è lo scarto ricevuto dopo che la fattura del mese è già stata emessa: la sequenza è correzione in cartella, reinvio del record e nota di credito riconciliata sulla fattura. Anche i controlli ASL sull'appropriatezza producono abbattimenti e note di credito, che vanno tracciati sull'episodio di origine.
Dal 2027 è prevista la transizione a ICD-10-IM e CIPI: conviene lavorare già oggi con la doppia classificazione affiancata a ICD-9-CM, per non dover ricodificare l'archivio a ridosso della scadenza.
Il DRG si calcola in struttura con un grouper esterno integrato nel sistema (per esempio Solventum CGS, ex 3M), che restituisce DRG, MDC e peso a partire da diagnosi e procedure codificate. La valorizzazione applica poi tariffe regionali, soglie e outlier. Calcolarlo prima dell'invio permette di intercettare i record anomali quando la correzione è ancora facile.
Si corregge il dato in cartella, si reinvia il record e si emette una nota di credito riconciliata sulla fattura già trasmessa all'ASL. La riconciliazione tra record del flusso e righe di fattura è ciò che permette di non perdere il filo tra scarto, reinvio e documenti contabili.
Per gli episodi di riabilitazione ospedaliera nei reparti con codice disciplina 28, 56 e 75: il DM 165/2023 introduce il tracciato C (SDO-R), che richiede anche scale funzionali ed esiti. Le valutazioni vanno raccolte durante il ricovero.
È prevista la sostituzione dell'ICD-9-CM con ICD-10-IM per le diagnosi e CIPI per le procedure. La strada prudente è la doppia classificazione affiancata già da ora, così la transizione non richiede di ricodificare la casistica in corsa.
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