Il NRE si legge sul portale del Sistema TS, la visita si prenota su un altro programma, il ticket si batte in cassa a parte, e a fine giornata l'erogato si ridigita per la comunicazione al Sistema TS. Ogni passaggio è un inserimento doppio e un errore in agguato. Ecco come dovrebbe funzionare il ciclo.
In molti poliambulatori l'operatore di front office lavora con tre finestre aperte: il Sistema TS per leggere la ricetta dematerializzata e verificare l'esenzione, il gestionale (o l'agenda cartacea) per prenotare, il registratore o il programma di cassa per incassare il ticket. Lo stesso dato — paziente, prestazione, esenzione, importo — viene battuto due o tre volte. E quando arriva il momento di comunicare l'erogato al Sistema TS, qualcuno lo ridigita un'altra volta ancora.
Il NRE è il Numero di Ricetta Elettronica della ricetta dematerializzata. La presa in carico è l'operazione con cui la struttura registra sul Sistema TS che quella ricetta è in lavorazione presso di sé: da quel momento il Sistema TS restituisce le prestazioni del nomenclatore, la classe di priorità, il quesito diagnostico e l'esenzione. Il quadro normativo è quello dell'art. 50 della L. 326/2003 e del DM 2/11/2011 sulla ricetta dematerializzata.
Il caso classico: il paziente dichiara un'esenzione che il Sistema TS non conferma, o risulta scaduta. Se l'accettazione se ne accorge il giorno della prestazione, il ticket si ricalcola e si gestisce l'autocertificazione; se nessuno controlla, la differenza emerge mesi dopo come contenzioso. La verifica dell'esenzione va fatta due volte: alla prenotazione, per informare il paziente, e in accettazione, perché lo stato può cambiare.
La ricetta bianca o la proposta interna non ha NRE e non passa dalla presa in carico sul Sistema TS: si prenota e si fattura in solvenza. Ma l'erogato va registrato nello stesso modo, perché alimenta comunque la trasmissione delle spese sanitarie per il precompilato.
Regola pratica: ogni dato che l'operatore batte più di una volta è un punto di errore e un minuto perso per paziente. Contare le ribattiture del proprio front office è il modo più rapido per misurare quanto costa il ciclo attuale.
Il ciclo sopra si può avvicinare anche con procedure disciplinate, ma la saldatura vera avviene quando ricetta, agenda, cassa ed erogato condividono lo stesso dato. È quello che fa una piattaforma come SanIA con il modulo agenda e ricette: lettura del NRE anche da foto, presa in carico e verifica esenzioni sul Sistema TS, ticket dal nomenclatore e comunicazione dell'erogato generata senza ridigitazioni.
La ricetta resta disponibile per qualunque erogatore e la struttura lavora su una trascrizione manuale dei dati: prestazioni, classe di priorità ed esenzione vanno ribattute, con rischio di errori che si ripercuotono su ticket, erogato e flussi. La presa in carico registra la ricetta in lavorazione presso la struttura e porta con sé i dati ufficiali.
Il ticket va ricalcolato senza esenzione; il paziente può autocertificare la condizione, assumendosene la responsabilità, e l'eventuale contenzioso si gestisce a posteriori. Per ridurre i casi, l'esenzione va verificata sul Sistema TS sia alla prenotazione sia il giorno della prestazione.
No: sono due adempimenti distinti verso il Sistema TS — la comunicazione dell'erogato ex art. 50 L. 326/2003 e la trasmissione delle spese sanitarie per il precompilato (D.Lgs 175/2014 e DM MEF 19/10/2020). Ma partono dallo stesso dato di erogato: se è registrato una sola volta e bene, entrambi si generano senza reinserimenti.
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