L'autorizzazione è in una PEC, la quota assistito su un foglio di calcolo, la liquidazione del fondo arriva parziale tre mesi dopo. A fine trimestre nessuno sa più chi deve cosa a chi.
La presa in carico diretta — il fondo, l'assicurazione o l'INAIL che pagano al posto del paziente — è una fetta crescente del lavoro dei centri di riabilitazione e degli ambulatori. Ma mentre il regime SSN ha procedure codificate, le convenzioni con i pagatori privati vivono in portali esterni, e-mail e fogli di calcolo: autorizzazioni preventive da rincorrere, quote a carico dell'assistito calcolate a mano, liquidazioni parziali che nessuno riconcilia con le fatture emesse. Il risultato è un credito invisibile che si scopre solo quando è vecchio.
Per ogni pagatore (fondo, TPA, assicurazione, INAIL) servono per iscritto: tariffario applicato, regole di autorizzazione (prima della prima seduta? per ogni ciclo?), quota a carico dell'assistito, tempi e modalità di fatturazione e liquidazione. Senza questa mappa ogni pratica è un'improvvisazione.
La regola non negoziabile: prima della prima seduta la pratica deve esistere, con preautorizzazione registrata — numero, prestazioni coperte, sedute concesse, scadenza, quota assistito. Se l'autorizzazione arriva per e-mail o da un portale, va protocollata e collegata al ciclo, non lasciata nella casella di posta.
La franchigia o percentuale a carico del paziente si incassa alla seduta, come un ticket. Incassarla a fine ciclo significa trasformarla in un credito da recuperare.
La fattura al fondo nasce dalle sedute effettivamente erogate della pratica. Quando arriva la liquidazione — spesso parziale — va riconciliata riga per riga: cosa è stato pagato, cosa respinto e perché. Le righe respinte sono lavorabili (integrazione documentale, ricorso, riaddebito all'assistito se previsto) solo se qualcuno le vede subito.
| Pagatore | Documento chiave | Rischio tipico |
|---|---|---|
| Fondo / cassa | Preautorizzazione con sedute e scadenza | Sedute oltre autorizzazione non riconosciute |
| Assicurazione / TPA | Pratica con massimale e quota assistito | Quota assistito mai incassata |
| INAIL | Autorizzazione al ciclo riabilitativo | Ciclo proseguito oltre la finestra autorizzata |
| Assistito (quota) | Ricevuta a ogni seduta | Credito residuo a ciclo chiuso |
Un indicatore semplice dice se il sistema funziona: l'anzianità del credito per pagatore. Se ci sono fatture a fondi più vecchie di 90 giorni non riconciliate, la falla è nella procedura, non nel pagatore.
Tutto questo si può reggere con protocollo, registro pratiche e disciplina. Una piattaforma come SanIA lo porta dentro il flusso di lavoro: verifica della copertura e preautorizzazione collegate al ciclo, quota assistito incassata in cassa alla seduta, fattura al fondo generata dal maturato e liquidazioni riconciliate riga per riga — con il credito per pagatore sempre visibile.
Una pratica aperta con preautorizzazione registrata: numero della pratica, prestazioni coperte, sedute concesse, scadenza e quota a carico dell'assistito. La prima seduta non andrebbe mai erogata prima che l'autorizzazione sia agli atti e collegata al ciclo: le sedute fuori autorizzazione sono la prima causa di mancato riconoscimento.
Riconciliandole riga per riga con la fattura emessa: per ogni riga va registrato se è stata pagata, respinta o sospesa, e perché. Le righe respinte vanno lavorate subito — integrazione documentale, ricorso o riaddebito all'assistito se previsto dalla convenzione. Le liquidazioni non riconciliate diventano credito invisibile.
Spesso sì: molte convenzioni prevedono una franchigia o una percentuale a carico dell'assistito. Va calcolata dalla convenzione e incassata in accettazione a ogni seduta, come un ticket, con il documento fiscale corretto; incassarla a fine ciclo la trasforma quasi sempre in un credito difficile da recuperare.
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