SDO chiusa settimane dopo la dimissione: da dove nasce il ritardo e come si recupera

La scena è identica in molti ospedali: la dimissione è avvenuta, la cartella è chiusa (sulla carta o quasi), ma la SDO resta in sospeso. Il codificatore deve recuperare il registro operatorio da un archivio, chiedere al medico di precisare una diagnosi scritta in modo generico, ricopiare il nosologico da un sistema all'altro. Intanto il mese si chiude e i ricoveri non codificati non entrano nella rendicontazione.

Perché la SDO si chiude settimane dopo la dimissione

Il ritardo raramente dipende da una persona lenta. Dipende dal fatto che cartella clinica, ADT e fatturazione vivono su sistemi diversi che non si parlano. In concreto:

• Il nosologico viene ridigitato passando dall'accettazione alla cartella e dalla cartella alla SDO, con errori di trascrizione a ogni passaggio.
• Diagnosi e procedure vanno ricopiate a mano dal diario e dal registro operatorio, che spesso è ancora cartaceo.
• I controlli di completezza si fanno solo alla fine, o peggio li fa la Regione restituendo lo scarto.
• Nessuno vede quante SDO sono aperte e da quanti giorni: il ritardo emerge solo alla chiusura del mese.

Cosa costa il ritardo

Ogni giorno tra dimissione e chiusura SDO è un giorno in cui il ricovero non è fatturabile all'ASL. Se poi il record viene scartato al primo invio, il ciclo riparte: correzione, reinvio, e nel frattempo l'incasso slitta di un altro periodo. Sul budget di fine anno, i ricoveri codificati in ritardo o in modo incompleto pesano due volte: come cassa che non arriva e come casistica che non risulta.

Il metodo in 5 passi per codificare in giorni, non in settimane

• 1. Il frontespizio nasce all'accettazione ADT. Dati anagrafici, regime e onere si inseriscono una volta sola all'apertura del nosologico: alla dimissione il codificatore non deve ridigitare nulla.
• 2. Diagnosi e procedure si propongono dalla cartella. Se il diario e il registro operatorio sono strutturati, il codificatore parte da una bozza da verificare, non da un foglio bianco.
• 3. La codifica si aggancia alla dimissione, non alla chiusura del mese. Obiettivo: SDO chiusa entro pochi giorni dalla lettera di dimissione, con una coda di lavoro visibile per reparto.
• 4. I controlli di completezza e coerenza si fanno prima della chiusura. Diagnosi principale presente, procedure coerenti con il reparto, date congruenti: meglio un blocco interno oggi che uno scarto regionale tra un mese.
• 5. Si misura il processo. Due indicatori bastano: giorni mediani tra dimissione e chiusura SDO, e percentuale di record accettati al primo invio.

Una piattaforma come SanIA porta questo metodo dentro il lavoro quotidiano: l'accettazione ADT apre l'episodio, diagnosi e procedure arrivano da cartella e registro operatorio, la SDO si compila in modo guidato con controlli prima della chiusura, il grouper DRG restituisce la valorizzazione e l'export XML DM 261/2016 va a scadenzario, con gli eventuali scarti che tornano in cartella per la correzione.