Fine mese in farmacia ospedaliera: si ricostruiscono i consumi dai fogli delle richieste di reparto, si cercano lotti e scadenze sui documenti di carico, si prova a ricondurre ogni erogazione a un paziente. Il File F esce, ma nessuno metterebbe la mano sul fuoco sul fatto che sia completo.
Il problema non è il File F in sé: è che farmacia e reparto lavorano su due magazzini che non si parlano. Le richieste arrivano su carta, gli armadi di reparto non sono collegati alla terapia, lo scarico si fa cumulativamente a fine mese. Così il legame tra farmaco e paziente — che è esattamente ciò che il flusso chiede — va ricostruito a posteriori, con il rischio di dimenticare erogazioni o attribuirle male.
Il File F è il flusso con cui si rendicontano i farmaci a rendicontazione diretta: medicinali erogati a pazienti che vengono rimborsati come voce distinta e per i quali serve il dettaglio del consumo per singolo assistito. Se il consumo per paziente non nasce tracciato, il flusso si può solo ricostruire.
| Passaggio | Dato che nasce | Cosa alimenta |
|---|---|---|
| Ordine e carico | AIC, lotto, scadenza, ordine NSO | Magazzino e fattura passiva |
| Richiesta di reparto | Richiesta validata ed evasa | Armadio di reparto |
| Somministrazione | Consumo per paziente (eMAR) | Cartella, contabilità analitica |
| Chiusura periodo | Consumi validati | File F e rendicontazione |
Il File F non va confuso con il File H, che in Campania segue regole e tracciati propri: se lavorate con il SSR campano, verificate le specifiche regionali dedicate.
In una piattaforma come SanIA la filiera è una sola: il magazzino gestisce AIC, lotti e scadenze, le richieste di reparto sono digitali, l'eMAR scarica il consumo sul paziente e il motore flussi genera il File F dai dati già tracciati, con validazione, scadenzario e gestione degli scarti.
I farmaci a rendicontazione diretta, cioè quelli erogati a pazienti e rimborsati come voce distinta con dettaglio per assistito. L'elenco puntuale delle categorie e le regole di valorizzazione dipendono dalle disposizioni regionali: va verificato sulle specifiche della propria Regione.
I consumi rendicontati nel flusso vanno riconciliati con le fatture del periodo: se flusso e fattura nascono dagli stessi dati di consumo per paziente, la quadratura è automatica; se nascono da ricostruzioni separate, prima o poi divergono e la differenza diventa una contestazione.
Il DPR 309/90 richiede la tenuta del registro di carico e scarico sia in farmacia sia nei reparti che detengono stupefacenti, con firme e giacenze riconciliate. Gli armadi collegati alla terapia rendono la riconciliazione un controllo, non una caccia al tesoro.
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