Una seduta occupa insieme un fisioterapista, un box e spesso un'apparecchiatura. Con agende separate, ogni ciclo da dieci sedute è un incastro costruito a mano — e basta una modifica per far crollare tutto.
Chi lavora al front office di un centro di riabilitazione lo sa: prenotare un ciclo non è prenotare dieci appuntamenti, è risolvere dieci volte lo stesso puzzle. Il terapista giusto (con la competenza giusta), un box libero, l'apparecchiatura disponibile, orari compatibili con il paziente, tutto entro i tempi massimi della classe di priorità se la prestazione è convenzionata. Quando una risorsa salta — il terapista si ammala, la tecar è in manutenzione — l'incastro va rifatto per tutte le sedute rimanenti.
Prima di qualunque strumento serve una mappa: quali terapisti (con quali competenze e abilitazioni), quanti box, quali apparecchiature e in quali box possono essere usate. Ogni prestazione va descritta in termini di risorse richieste e durata: una rieducazione motoria richiede terapista e box; una terapia strumentale richiede anche la macchina.
La regola d'oro: il ciclo si prenota tutto insieme, non seduta per seduta. Stesso terapista dove clinicamente sensato, stessa fascia oraria dove possibile, tutte le risorse bloccate contestualmente. Così le modifiche diventano gestibili: si sposta il blocco, non dieci appuntamenti indipendenti.
Per le prestazioni convenzionate la ricetta dematerializzata porta la classe di priorità U/B/D/P, con tempi massimi definiti dal PNGLA e un monitoraggio rafforzato dal DL 73/2024. La prima seduta va collocata entro il tempo della classe: è un vincolo da imporre in prenotazione, non da verificare dopo.
Assenza del terapista: chi lo sostituisce, con quali criteri, chi avvisa i pazienti. Macchina ferma: quali prestazioni si riconvertono, quali si spostano. Se la procedura esiste, il front office la esegue; se non esiste, ogni imprevisto costa un'ora di telefonate.
| Risorsa | Vincolo tipico | Errore frequente |
|---|---|---|
| Terapista | Competenza per prestazione, orario, ferie | Ciclo spezzato su terapisti diversi senza motivo |
| Box / palestra | Capienza, compatibilità con l'apparecchiatura | Box assegnato ma macchina altrove |
| Apparecchiatura | Una alla volta, manutenzioni programmate | Doppia prenotazione sulla stessa macchina |
| Tempo di priorità | Prima seduta entro i tempi della classe (PNGLA) | Verifica a posteriori invece che in prenotazione |
Su queste basi ha senso anche l'apertura verso l'esterno: le agende delle prestazioni convenzionate possono essere esposte al CUP regionale, quelle private restano interne, e il paziente conferma o prenota dal portale. Una piattaforma come SanIA fa esattamente questo con un'agenda multi-risorsa: il ciclo si prenota in un passaggio con terapista, box e attrezzatura insieme, i tempi PNGLA sono un vincolo automatico e le disdette alimentano la lista di recupero.
Serve un'agenda multi-risorsa: ogni prestazione dichiara quali risorse richiede (terapista con una certa competenza, box, apparecchiatura) e per quanto tempo, e il ciclo si prenota in un unico passaggio bloccando tutte le risorse insieme. Le modifiche si applicano al blocco, non alle singole sedute.
Sono le classi di priorità della ricetta dematerializzata previste dal Piano nazionale di governo delle liste di attesa (PNGLA): a ogni classe corrisponde un tempo massimo entro cui erogare la prestazione, monitorato anche ai sensi del DL 73/2024. In un centro di riabilitazione il vincolo si applica alla prima seduta del ciclo.
Dipende dagli accordi con la Regione e dall'ASL: dove è previsto, le agende delle prestazioni convenzionate vengono esposte al CUP regionale, mentre quelle per attività privata restano interne. La scelta va gestita per singola agenda, non per l'intero centro.
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